Dans le cadre du programme de sensibilisation à la sécurité de l’information, cet article sur la protection des renseignements personnels est un rappel des mesures à prendre, que nous connaissons sans doute, mais que nous oublions parfois d’appliquer au quotidien.

Selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Cette loi s’applique à tous les types de renseignements, sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre (article 1).

Il y a deux types de renseignements personnels, soit ceux recueillis dans le cadre de votre travail et vos propres renseignements personnels. Dans les deux cas, leur confidentialité dépend beaucoup des actions que vous posez dans vos tâches quotidiennes.

La protection des renseignements personnels recueillis dans le cadre de notre travail nécessite quelques mesures de prudence.

Par exemple :

• Assurez-vous que vos courriels sont envoyés aux bons destinataires;
• Détruisez l’information lorsqu’elle n’est plus requise (ex : le post-it sur lequel le numéro de carte de crédit, le code permanent ou le numéro d’assurance sociale est inscrit);
• Fermez votre session Windows lorsque vous quittez votre poste de travail, même pour quelques minutes. Cela est d’autant plus important si vous travaillez dans une aire ouverte;
• Si vous passez des appels confidentiels, faites-le dans un endroit fermé afin de transmettre l’information en toute sécurité;
• Verrouillez les classeurs et les bureaux avant de vous absenter;
• Gardez à l’abri des regards tout document contenant des renseignements confidentiels ou personnels. Ne les oubliez pas sur le photocopieur, sur un bureau, etc.;
• Assurez-vous que les documents contenant des renseignements confidentiels ou personnels seront déchiquetés à la fin de leur vie utile. Utilisez les bacs placés dans ce but près des photocopieurs.

Vos propres renseignements personnels méritent aussi que vous les protégiez.

• Si vous devez faire des achats en ligne, vérifiez que vous le faites sur des sites sécurisés et fiables;
• Évitez de consulter votre compte bancaire en ligne lorsque vous utilisez un réseau internet public (par exemple, le Wi-Fi d’un café ou d’un aéroport);
• Utilisez des mots de passe forts et ne les partagez avec personne.

Ce sont des actions simples qui hausseront le niveau de protection des renseignements confidentiels, autant ceux détenus par l’Université que les vôtres.