Les nombreuses rencontres en ligne compliquent un peu plus la protection des renseignements personnels. Même si les enregistrements offrent plusieurs avantages, ils peuvent porter atteinte à la vie privée s’ils ne sont pas utilisés et stockés selon certaines règles. Les enregistrements étant des documents, ils sont ainsi assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels permettent d’identifier une personne physique. Ils peuvent être sensibles. Sauf exception, ils ne peuvent pas être communiqués sans le consentement de la personne concernée. L’image et la voix font partie de ce type de renseignement.
Un guide pour tous
C’est pour cette raison que le gouvernement du Québec a publié le Guide concernant la fonction d’enregistrement afin d’aider à évaluer les risques, les enjeux d’accès, d’éthique et de protection des renseignements personnels avant et pendant la tenue d’une rencontre. En une page, il éclaire sur ces sujets :
- Les enjeux relatifs à l’activation de la fonctionnalité d’enregistrement
- Selon l’accès au document et aux renseignements personnels
- Selon l’éthique
- Selon la protection des renseignements personnels
- L’admissibilité à la fonctionnalité d’enregistrement
- Selon l’évaluation de la pertinence
- Selon la décision d’enregistrer ou non
- Les règles proposées lors du recours à l’enregistrement
- La personne qui organise
- La personne qui anime
- Les personnes participantes
- La personne présentatrice
Ce guide vous sera utile si :
- Vous organisez une rencontre et, pour faciliter la prise de notes, vous voulez enregistrer les discussions;
- Vous voulez réutiliser à d’autres fins une présentation que vous faites durant une réunion;
- Vous participez à une réunion et vous ne désirez pas que votre image et votre voix soient enregistrées;
Pour en savoir plus, consultez le Guide concernant la fonction d’enregistrement sur le site Internet du gouvernement du Québec. Vous pouvez aussi consulter l’équipe du Secrétariat général si vous avez des questions en lien avec la protection des renseignements personnels.