Il existe une multitude d’outils qui permettent d’entreposer des documents.  Il y a d’un côté les supports physiques et, de l’autre, l’infonuagique. Ils ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Les supports physiques

Les supports physiques sont plus traditionnels : disques durs, clés USB, DVD, etc. Leurs principaux désavantages : ils sont sujets aux bris, n’ont pas de système de copie de sauvegarde et peuvent être consultés par toute personne ayant accès au support.

Les espaces réseaux

Plus sécuritaires, comme plusieurs organisation, à la TÉLUQ des espaces disques réseaux vous sont accessibles : personnel, public et groupe. Sur ces espaces, des copies de sauvegarde y sont faites périodiquement. Ils ne sont disponibles à l’externe que par lien VPN. Seul l’utilisateur peut accéder à son espace personnel. L’espace public est accessible par tous les employés et l’espace groupe, par des groupes spécifiques.

L’infonuagique

Chaque employé de la TÉLUQ bénéficie d’un espace privé externe avec Office 365 et d’un espace privé interne.  Office 365 est hébergé et géré à l’extérieur de notre établissement sur les serveurs canadiens de Microsoft. Votre code d’utilisateur et votre mot de passe TÉLUQ sont requis pour l’accès et l’utilisation de ces espaces.

Il existe d’autres espaces publics : Google Drive, iCloud, DropBox, OneDrive. Ces espaces publics possèdent leurs propres politiques de gestion et de sécurité.  Les serveurs sont souvent déployés dans plusieurs pays.

Les meilleures pratiques

Le choix de l’outil doit dépendre du degré d’exposition au risque : perte du document et  confidentialité requise. Les documents stockés sur les disques durs et les clés USB devraient avoir une courte durée de vie (exemple : une présentation PowerPoint). Il est préférable d’archiver les documents dans un répertoire réseau ou en infonuagique afin de bénéficier d’une copie de sauvegarde.

Pour les documents professionnels dans l’infonuagique, il n’est pas recommandé d’utiliser des espaces publics. Aucun contrôle n’est possible, le partage de documents nécessite dans bien des cas la création d’un accès personnel et les règles de sécurité d’accès à l’information ne sont pas régies par les lois canadiennes. Entre l’espace externe ou interne, il s’agit d’un choix qui doit être analysé selon le degré de confidentialité requise.